|
Осознавая, что без современных компьютерных технологий обеспечить оперативность обработки огромного количества информации и получить качественный ее анализ проблематично, а без информации и анализа правильного ответа на свои вопросы получить сложно, руководитель принимает решение о приобретении или о самостоятельном создании программного решения. Не будем сегодня обсуждать, какой вариант целесообразней. Остановимся на аспектах «что ожидаем» и «что получаем» реализуя программное решение в учетной политике предприятия.
Зачастую, принимая решение на внедрение программы автоматизации учетной политики и выделяя на это финансовые средства, руководитель считает, что свою роль на пути к успеху он выполнил и дальнейший процесс решения задач, поднятых им же самим, пускает на самотек. В лучшем случае поручает контролировать этот процесс службе IT, системному администратору или главному бухгалтеру. Обосновывая это принципом «не барское дело …». Не будем касаться моральной стороны такого подхода. Рассмотрим его объективность и целесообразность.
Попытаемся, для начала, разобраться в истоках такого стереотипа. Фактор «что на слуху» играет здесь немаловажную роль. Все соседние предприятия, друзья-бизнесмены, конкуренты, клиенты и поставщики уже используют программу Х, и она у них, у всех, работает. Ставим и мы, а специалисты, которые, кстати, демонстрировали нам ее возможности, сами знают «где лудить». Но, во-первых, у всех ли программа работает так, как нужно именно этому предприятию, а, во-вторых, каких усилий и затрат стоит обеспечение работоспособности программы на этих предприятиях.
Думаю, любой владелец современного бизнеса осознает, что принцип «и кухарка может государством управлять» безвозвратно канул в Лету. Так почему же такой серьезный вопрос, как управление и анализ деятельности своего предприятия, отдается на откуп узкопрофильных клерков. На основе своего практического опыта автоматизации знаю, что изменить эту точку зрения руководителей высшего звена предприятий и убедить их непосредственно администрировать процесс автоматизации очень тяжело. Да не в обиду узкопрофильных специалистов это сказано, но, их нанимают за их профессиональные знания и навыки для выполнения конкретных задач на конкретных рабочих местах. Координировать же их работу – непосредственная задача руководителя. Кому же, как не ему, дирижировать настройкой инструментов оркестра своего предприятия.
Специфика работы любого предприятия не может исключить фактор конфликтности между структурными подразделениями. Минимизировать его – задача и мечта любого руководителя. Противоречивость задачи - обеспечение тесного взаимодействия структурных подразделений и строгое разграничение их полномочий, – только на первый взгляд неразрешима. Поставьте ее на первый план и обеспечите перспективы ритмичной и слаженной работы всего предприятия на пути успеха и развития. Конечно, для ее решения нужны инструменты и рычаги. Предоставляет ли их выбранное Вами программное решение? К примеру, в составе программного комплекса LynxEnterprise эти механизмы предусмотрены и администрировать систему может пользователь без специального IT-образования. С одной стороны, строгое разграничение задач, обязанностей, доступность инструментов и информативности. С другой стороны, отсутствие дублирования операций, тесная взаимосвязь рабочих мест, в целом, дабы избежать излишней конкретизации, консолидированная, корпоративная работа и движение всех структурных подразделений к единой цели – прибыль и развитие предприятия.
Конечно, чтобы достигнуть цели, нужно ее для начала определить. Это следующий вопрос администрирования предприятия, который, зачастую, упускают руководители при рассмотрении вариантов программных решений. Ведь мало «нарисовать» план, нужно иметь надежный механизм контроля его выполнения. Причем в копилку его выполнения должны ложиться показатели, созданные различными структурными подразделениями. Да, конечно, имея в своем распоряжении достаточно квалифицированного аналитика, любой руководитель может быть обеспечен аналитикой и отчетностью достаточно качественно. Сложнее с оперативностью этой отчетности и анализа, а, главное, достоверностью. Тот же самый конфликт структурных подразделений. Планово-экономическому отделу (не столь важно, как он называется на конкретном предприятии) нужны показатели в виде отчета подразделения, а самому подразделению нужно «гнать» план, а не графики рисовать. Причем сегодня ПЭО нужны показатели в одном разрезе, через неделю (все мы развиваемся и аналитика не исключение в этом процессе) в другом, а через месяц вывернутые в обратном порядке. А подразделения несвоевременно сдали отчеты? Значит, для оперативности обработки нужно увеличить штат сотрудников, которые занимаются учетом и отчетностью? А нужно ли? Может быть целесообразней предусмотреть этот вопрос в административном порядке, а, заодно, и наличие инструментов многоуровневого всестороннего анализа в программном решении. Причем, желательно, чтобы эти инструменты черпали информацию из единого источника, без длительного ожидания, когда все участники процесса, выполняя свои повседневные задачи, непрерывно пополняют копилку информативности предприятия.
Вариант «лоскутной» автоматизации, в данном случае с позиции оперативности, явно уступает варианту автоматизации с помощью комплексного программного решения. Да и с позиции администрирования, это каким же всесторонне развитым в IT-технологиях должен быть руководитель, принявший решение в пользу «лоскутной» автоматизации. Поэтому акцентируем внимание на комплексном программном решении. А о «лоскутной» автоматизации пусть нам попробуют рассказать представители всех программных решений, из которых предполагается составить мозаику консолидированного учета предприятия.
Как вариант рассмотрим администрирование на основе программного комплекса LynxEnterprise. Все структурные подразделения выполняют свои задачи с помощью инструментов комплекса, поэтому вся информация о жизнедеятельности предприятия собирается и обрабатывается в единой базе данных. Оперативность достигается тем, что любые созданные в базе данных первичный документ или запись, учитываются в аналитических отчетах. Поэтому на столе у руководителя всегда самая свежая информация и, при этом, самая оперативная. Отделу сбыта нет необходимости бегать на производственный участок или постоянно теребить производственников звонками с вопросом о времени готовности выхода продукции. Производственникам нет необходимости засыпать снабженцев заявками на перспективу поставки сырья, потому что они в состоянии сами контролировать плановые поставки, обеспечивающие бесперебойность производства. И так далее. Чем это обеспечено и чем гарантируется? Администрированием на основе комплексного программного решения. Что важнее и что первично? Однозначный ответ на этот вопрос – ошибка. В современных условиях правильнее рассматривать эти понятия в едином смысловом значении. К примеру, системное администрирование. Для реализации этого решения выбор за малым – правильный выбор одного из компонентов этой величины. Если Вы Администратор, этот компонент программный комплекс. Если Вы представитель программного решения – найдите грамотного Администратора. Как пример такого единения – реализация автоматизации деятельности производства кабельной продукции на ООО «Интеркабель Киев» с использованием программного комплекса LynxEnterprise. Планирование, администрирование и контроль деятельности предприятия в единой системе. Каждое структурное подразделение, выполняя свои функциональные задачи, живет единой целью в одной системе, интуитивно понятной каждому сотруднику. Крупное производственное предприятие, имея в штате бухгалтерии четыре бухгалтера, успешно реализует не только задачи учетной политики своего предприятия, но и в состоянии оперативно контролировать себестоимость готовой продукции еще до ее выхода с производства.
Большинство руководителей, выбирая программное решение, акцентируют в первую очередь внимание на известность бренда и наличие «кнопочек» главного меню, упуская из внимания самое главное – функциональные возможности. Для руководителя – это функциональность администрирования, анализа, планирования. Для каждого структурного подразделения характерны свои требования к функциональности программного решения. Учесть их и реализовать на практике – кропотливый совместный труд разработчиков программного решения и Администратора предприятия. Немаловажное значение в вопросе выбора программы играет финансовый аспект, но это тема другой публикации. А пока лишь стоит отметить, что целесообразности приобретать программное решение стоимостью в несколько десятков тысяч условных единиц даже предприятию, имеющему оборот в несколько десятков миллионов гривен в месяц, вряд ли целесообразно. Потому что окупаемость программного решения даже при миллионных оборотах в месяц может затянуться на десятилетия. Да и необходимости в этом при разнообразии программных продуктов на рынке Украины нет. Причем программных продуктов созданных на территории Украины. Таким продуктом может быть программный комплекс LynxEnterprise. Базовая полнофункциональная поставка обеспечивает потребности практически любого производственного предприятия, не говоря уже о предприятиях оптовой и розничной торговли. При этом немаловажно то, что продается программный комплекс, а не количество инсталляций на конкретном предприятии, и сколько рабочих мест необходимо предприятию определяет сам Администратор.
Выводы делайте сами. Приобретать решение, которое комплексно покрывает задачи предприятия, или отдать этот выбор на откуп руководителей структурных подразделений, заинтересованных, прежде всего, в обеспечении решений своих узкопрофильных задач. При этом, рано или поздно, на предприятии возникнет потребность консолидации данных, созданных в разных программных решениях, с цепочкой следственных проблем. Важно главное – этот выбор должен быть прерогативой руководителя или собственника предприятия. Если конечно он заинтересован в оперативном и достоверном контроле деятельности своего предприятия. Управлять можно и словом. Контролировать большие объемы информации и цифр с помощью калькулятора – затруднительно.
Автор: Левшаков Сергей
|
